تنظيم الوقت أساس من أساسيات النجاح فالساعات تمر سواء حقننا إنجاز أوتكاسلنا عن الحركة، “الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك” مقولة مؤكد سمعتها من قبل، هي ليست مقولة فحسب وإنما حقيقة مؤكدة فالوقت يمر وأنت وحدك من يختار هل ستحقق إنجازًا خلاله أم ستتركه يمضي دون جدوى ؟ ونظرًا للأهمية التي يمثلها الوقت خصننا مقالنا اليوم لتقديم معلومة مفيدة عن أهمية إدارة الوقت.
أهمية إدارة الوقت
يومك يتكون من 24 ساعة وبإمكانك خلاله إما أن تصبح شخص فعال في المجتمع أو أن تتكاسل فتصبح أيامك مجرد عدد ساعات تعيش فيها مشاهد متكررة فينتابك شعور بالملل؛ هكذا تؤثر إدارة الوقت في حياتنا؛ فإذا لم يسبق لك التخطيط ليومك من قبل ابدأ في تنظيمه وستلاحظ الفرق؛ وكي لا نطيل عليك الحديث عزيزي القارئ دعنا ننتقل للتعريف بأهمية إدارة الوقت:
- زيادة الإنتاجية:
- إدارة الوقت وتنظيمه تزيد من قدرة الفرد على الإنتاج وتدفعه لمزيد من العمل.
- تحسين جودة الحياة:
- جميعنا يحتاج بجانب العمل والمهام لوقت فراغ ومما لا شك فيه أن تنظيم الوقت يساعد على توفير وقت للرفاهية.
- تحسين الأداء:
- تنظيم وإدارة الوقت يساعدان على تحقيق الأهداف المنشودة خلال الفترة المحددة؛ وهي ميزة يحتاجها الموظفين وأصحاب الأعمال على حدٍ سواء.
- تحسين العلاقات الاجتماعية:
- إذا استطعت أن تدير وقتك ستتمكن من توفير وقت لمقابلة الأصدقاء أو العائلة، سيتوفر لديك وقت يساعدك على تحسين علاقتك مع المقربين.
- توفر الوقت الحر:
- عدم التخطيط والإدارة للوقت يجعل الشخص ضائع طوال اليوم بين الساعات لا يعلم من أين يبدأ ومتى يمكنه القول بأنه انتهى، فهنا يضيع الوقت وتتكدس المهام فتشعر بالضغط، بخلاف ما إذا أدرت وقتك ستشعر بالإنجاز وسيتوفر لديك مزيد من الوقت الحر.
- تقليل الإجهاد:
- يساعد التنظيم على إنجاز المهام بالشكل المطلوب وفي الوقت المناسب وبالتالي فإنه يساعد تخفيف التوتر والإجهاد الناتجين عن الشعور بالعجز عن إتمام المهام.
- تعزيز الثقة بالنفس:
- تساعد إدارة الوقت كذلك على تعزيز الثقة بالنفس وتولد شعور بالاستقلالية.
- زيادة فرص النجاح:
- أساس النجاح هو التخطيط وحسن الإدارة فإذا استطاع الشخص إدارة وقته سيتمكن من وضع خطط مستقبلية تزيد من فرص النجاح.
- تجنب الإجهاد:
- تساعد إدارة الوقت كذلك على التحكم في الضغط الزمني حيث تمنح الشخص القدرة على إنجاز المهام في المواعيد المحددة لها.
تعريف إدارة الوقت
اغلب الأشخاص حول العالم يعانون من مشكلة ضيق الوقت خاصة مع زيادة الضغوطات اليومية ومع هذه المشكلة يزيد الشعور بالإجهاد والتعب وفي نهاية المطاف تمر الأيام دون إنجاز اللازم، فتظهر تبعيات ذلك على شكل قلق وتوتر وضغوطات نفسية متعددة، والحقيقة أن هذا الشعور جاء نتيجة سوء إدارة الوقت:
- إدارة الوقت تتمثل في تخصيص وقت لإتمام المهام المفروضة بعد دراسة الأهداف المراد تحقيقها خلال فترة زمنية محددة.
- يحتاج الشخص كي يدير وقته بشكل فعال إلى البحث عن الأولويات ومنحها مزيد من الوقت.
- تكمن الإدارة في توزيع ساعات اليوم بين إنجاز المهام المحددة تبعًا للأولويات ولا سيما تخصيص وقت للراحة.
يغفل الكثير عن أهمية تنظيم الوقت معتقدين بأن ليس له تأثير قوي والحقيقة أن إدارة الوقت تتحكم في نمط الحياة ويمتد تأثيرها إلى الصحة النفسية للفرد.
مهارات إدارة الوقت
إذا كان لديك مهام ولا تستطع تحقيقها فعليك بإدارة الوقت فكم من أشخاص فنيت أعمارهم تاركين لغيرهم الأمر ليستكملوا مسيرتهم ؟، لا تكن منهم وابدأ في اكتساب المهارات التي تساعدك على تحقيق التوازن بإدارة الوقت:
- التنظيم: أولى خطوات الإدارة الناجحة هي التنظيم فعليك بتحضير تقويم يشمل مواعيدك ودراسة ساعات يومك.
- الأولوية: عليك رصد المهام المطلوب إنجازها وتحديد الأولويات فمثلًا، يمكنك القيام بالأعمال البسيطة أولًا أو الأعمال العاجلة أولًا حسب ما تحتاج طبيعة عملك.
- الهدف: على الشخص أن يضع الأهداف التي يود تحقيقها نصب عيناه ليتمكن من التخطيط الجيد له؛ فمن بعد تحديد الهدف يضع خطة للتنفيذ.
- التخطيط: بعد تحديد الأولوية والهدف يأتي دور التخطيط، فيه يتم تحديد مسار اليوم وتقسيم الساعات على حسب الأولويات والمهام المراد إنجازها خلال اليوم الواحد.
مشكلة إدارة الوقت
يقول البعض على الرغم من تنظيمي للوقت إلا أن ثمة تعثرات تظهر فتعوق سير العمل، وعلى ضوء هذا نوضح المشكلات التي تعوق قدرة الفرد على إدارة وقته:
- غياب الدافع:
- المحرك الأساسي لإنجاز أي مهمة هو الدافع فإذا غاب الدافع ضعفت الهمة وضعفت القدرة على الإنجاز؛ لذا على الفرد أن يجد دائمًا ما يحفزه للعمل والإنجاز.
- كثرة المشتتات:
- المشتتات من أكثر المشكلات التي تعيق القدرة على إدارة الوقت ومن أمثلتها وسائل التواصل الاجتماعي الضوضاء وخلافه؛ هذه المشتتات تفقد الشخص قدرته على الإنجاز على الرغم من توفر الوقت ووجود الدافع؛ لذا ننصح بتجنب الإلهاءات قدر المستطاع.
- ضيق الوقت:
- هذه مشكلة وهمية يصدق الكثير في وجودها على الرغم من أنها ليست موجودة؛ فالبعض يشعر أنه مشغول طوال الوقت وأن الوقت هو المعضلة، والحقيقة أن عدم التنظيم هو ما يؤول إلى الشعور بضيق الوقت؛ وإذا تمكن الشخص من التنظيم ستتلاشى هذه المشكلة.
- الاستغراق في النوم:
- قادة ورواد الأعمال يشتركون في أمر واحد وهو الاستيقاظ باكرًا لأداء المهام، هذا لعلمهم بخطورة الاستغراق في النوم لساعات متأخرة، فإذا لم يستيقظ الشخص مبكرًا لأداء مهامه سيشعر بثقل من تأديتها وقد يؤدي هذا إلى تراكم الأعمال.
- سوء تقدير الوقت:
- مشكلة يقع فيها الكثير من الأشخاص نتيجة عدم قدرتهم على تحديد الوقت اللازم لإنجاز المهام فنجدهم يخصصون وقت بسيط لأكثر من مهمه؛ وعادة ما يتسبب ذلك في تأخير المهام وتعرقل الخطط الموضوعة.
اعتقادات خاطئة عن إدارة الوقت
يجد البعض صعوبة في تحقيق الأهداف على الرغم من وضع خطة لإدارة الوقت فلماذا يحدث ذلك؟ ، قد يحدث هذا نتيجة الاعتقادات الخاطئة التي يعتقدها البعض عن إدارة الوقت ومنها:
- طول فترة العمل يزيد الإنتاجية:
- يعتقد البعض أن منح العمل فترات أطول يساعد على زيادة الإنتاج.
- هذا الاعتقاد خاطئ فالاستمرار في العمل لفترات طويلة دون استراحة يؤدي إلى الإجهاد والتعب.
- تؤثر فترات العمل الطويلة بالسلب على الإنتاجية.
- الإدارة الصحيحة تعني العمل دون توقف:
- يخيل للبعض أن حسن الإدارة يعني العمل دون توقف.
- الحقيقة أن الإدارة الصحيحة تحتاج تخصيص وقت للعمل وفي المقابل وقت للاستراحة.
- الاستراحة تؤثر إيجابيًا على الإنتاجية حيث تساعد على تجديد الطاقة.
- التركيز على الأعمال الصعبة من أساسيات الإدارة الناجحة للوقت:
- يولي البعض للأعمال الصعبة اهتمام كبير دون النظر إلى المهام السهلة.
- هذا بدور يؤثر على القدرة على العمل فالأعمال البسيطة تشعرنا بالإنجاز.
- الشعور بالإنجاز يدفعنا لمزيد من العمل.
- مهارة إدارة الوقت لا تكتسب:
- يعتقد البعض أن هذه المهارة تأتي بشكل طبيعي ولا يمكن أن تكتسب وبالتالي يغفل الكثير عنها.
- الحقيقة أن إدارة الوقت مهارة يمكن اكتسابها وتطويرها.
أسئلة شائعة
كيف تؤثر إدارة الوقت على صحتنا النفسية؟
سوء التخطيط يؤدي إلى التعاسة فإدارة الوقت وتنسيقه تساعد على تحسين نفسية الفرد نتيجة الشعور بالقدرة على الإنجاز.
ما الفرق بين إدارة الوقت وتنظيم الوقت؟
يخلط الكثير بين تنظيم الوقت وإدارته والحقيقة أن تنظيم الوقت يعني ترتيب المهام المراد إتمامها خلال فترة محددة، بينما إدارة الوقت فتعني الكيفية التي يتم بها قضاء ساعات العمل.
بشكل عام يمكننا القول أن إدارة الوقت أداة مهمة في حياتنا جميعًا سواء على مستوى العمل أو على المستوى الشخصي فهي التي تساعد على تحقيق الأهداف، و أهمية إدارة الوقت تأتي من كونه وسيلة لتحسين الأداء وتقليل الإجهاد والتوتر، وختامًا من معلومة مفيدة ندعوكم لتنظيم الوقت لجني فوائده.
